Кто такой трекер и почему стоит привлечь его в сложный проект
Когда много лет назад я пришел работать на завод Уралхиммаш, мы организовали там управляющий проектный офис. И обнаружили: если заказ приравнивается к проекту, и у него есть руководитель, то в любой момент времени понятно, что с ним происходит. Если же заказ выполняется в функциональной логике, а не в проектной, то риск, что он не будет выполнен в срок, существенно возрастает.
Тогда завод выполнял параллельно 150 заказов. Но невозможно организовать проектный офис со 150 руководителями проекта: это очень дорого. В результате в проектной логике мы работали только над большими заказами. Только вот они приносят деньги в конце цикла реализации – а это может быть и два, и три года, а на операционные расходы предприятие зарабатывает, выполняя мелкие заказы, поэтому и о них забывать нельзя.
Но как же быть? Назначить руководителя на каждый заказ нельзя – слишком дорого, нагрузить одного руководителя проекта тремя-пятью заказами тоже нельзя – в таком случае руководитель проекта перестает выполнять свои функции и становится просто статистом.
Тогда мы ввели четкие критерии: для каких заказов нужны руководители проекта, а для каких – нет. Но тем не менее, основную проблему – как охватить вниманием большую часть заводских заказов – мы тогда не решили. Решение пришло гораздо позже, в пандемию. И о нем я хочу рассказать.
У многих руководителей проектов из дивизионов Росатома тогда возник вопрос: как работать с проектами в разных городах и на разных предприятиях в условиях ограниченной мобильности? Все привыкли ездить по предприятиям, я сам три месяца жил в режиме «три дня в Москве – два на Урале», когда вел проект по системам очистки буровых растворов на УЗГЦ (ныне НПО «Центротех») в Новоуральске.
В 2020 году такой формат работы стал невозможен. И к нам обратились интеграторы: что делать? Мы подумали и предложили разделить функции в проекте между руководителем и трекером. Эффект полностью оправдал себя. Это и было то самое решение, которого нам в свое время так не хватило на Уралхиммаше.
Трекер в этом случае не занимается непосредственно реализацией проекта, он анализирует работу проектной команды, замечает то, что проседает, и доращивает компетенции для того, чтобы работа не останавливалась. Там, где не хватает планировщиков с календарно-сетевым планированием, он включается в команду и выполняет их функции. Там, где нужны гибкие методологии, трекер на какое-то время становится scrum-мастером. И так далее. При этом трекер, как показала практика, отлично работает удаленно.
Если в акселерации проектов основной навык трекера – это бизнес-моделирование, проверка бизнес-гипотез, то проектный трекер в первую очередь настраивает работу команды. Немаловажно, чтобы трекер разбирался в теме проекта, поэтому у каждого из них есть специализация – IT, телеком, ядерные технологии и т.д.
Когда предприятие реализует параллельно 5–10 проектов, есть смысл задуматься о подготовке собственных трекеров. Если же проектов меньше, растить трекеров внутри экономически невыгодно, лучше привлечь сторонних. Общее правило – на одного трекера должно приходиться 3–4 проекта. Но даже если на предприятии есть свои трекеры, замыкаться в себе неправильно: всегда нужен свежий взгляд на происходящее. Для этого стоит привлечь стороннего лид-трекера, который выстроит систему верификации и синхронизации действий всех трекеров в компании.
Кроме того, к помощи стороннего трекера или лид-трекера полезно прибегать, чтобы проблемы, возникающие при реализации проекта, не замалчивались, и отраслевому заказчику демонстрировались реальные, а не отретушированные результаты работы. То есть трекер должен иметь возможность прийти к генеральному директору предприятия или руководителю интегратора и откровенно рассказать обо всех трудностях, с которыми сталкивается проектная команда.
Когда трекинг необходим? Когда проект сложный и когда работа только началась, когда система сильно запутана и нужно помочь команде «распутать ее». Когда есть отставание по срокам или внезапно существенно изменились условия реализации проекта.
Рассмотрим на примере. Трекеры проектного офиса «Иннохаба Росатома» участвовали в реализации проекта «Организация производства нефтевытесняющих составов на базе ПАВ». Суть инициативы состояла в том, чтобы на одном из предприятий отрасли организовать производство кислотных нефтевытесняющих составов пролонгированного действия, которые нужны для увеличения нефтеотдачи на месторождениях в Западной Сибири.
Трекер подключился к проекту в тот момент, когда была сформирована проектная команда, выбран исполнитель научно-исследовательской работы (НИР) и получено финансирование на первый этап работ. Взаимодействие с отраслевым интегратором, курирующим проект, выстроено еще не было.
Первым делом трекер выявил ключевые риски производства продукта (риск низкой эффективности составов, чрезмерно высокая себестоимость, импортозависимость и риск утраты прав на результаты интеллектуальной деятельности) и трудности во взаимодействии с исполнителем НИР (отсутствие механизма передачи значимых материалов исполнителю, непонимание специфики работы нефтесервисных компаний, излишняя независимость).
Очертив круг проблем, трекер направил усилие команды на их решение. В проектную команду включили представителя интегратора, а с исполнителем НИР стали регулярно общаться и давать ему обратную связь по каждому этапу работы. В итоге первый этап проекта был завершен в срок, а научно-технический совет отметил весомый вклад НИР в развитие соответствующего направления интегратора. Было принято решение о проведении второго этапа работ и получено финансирование на него.
Это лишь один пример из десятков похожих. Вывод везде примерно один и тот же – трекер всегда помогает решать задачи проекта, которые кажутся очень сложными или даже невыполнимыми. Он опирается на насмотренность и дистанцию – и это позволяет ему видеть проблемы и предлагать эффективные варианты их решения. При этом принятие решений и их воплощение в жизнь всегда остается в сфере ответственности руководителя проекта.
Станислав Кречетов, генеральный директор «Иннохаба Росатома»
Изображение от freepik.com